SUPPORT DE COURS

Etapes de création d’une base de données 4

1. Déterminez l’objectif de votre base de données

2. Déterminez les tables dont vous avez besoin

3. Déterminez les champs dont vous avez besoin 5

4. Identifiez les champs comportant des valeurs uniques

5. Déterminez les relations entre les tables

6. Affinez la structure 6

7. Tapez les données et créez d’autres objets de base de donnée

8. Utilisez les outils d’outils d’analyse Microsoft Access

I. PRINCIPES D’UNE BASE DE DONNEES RELATIONNELLES (par Microsoft)

Bases de données : Utilisation et fonctionnement 7

Tables : utilisation et fonctionnement 10

Comment personnaliser une table ? 11

Formulaires : utilisation et fonctionnement 12

Comment personnaliser un formulaire 13

Sections d’un formulaire 14

Manières de travailler avec les données d’un formulaire 15

Requêtes : Utilisation et fonctionnement 16

Comment personnaliser une requête ? 17

Comment spécifier plusieurs critères dans une requête ? 18

Manières de travailler avec des données dans une feuille de données 19

Etats : Utilisation et fonctionnement 21

Sections d’un état 23

III. Contenu d’une base de données Microsoft ACCESS 26

IV. Tables 28

A. Création 29

1. Champ

2. Formats d’affichage numériques 31

3. Format Date/heure

4. Format Oui/Non

5. Légende

6. Valeur par défaut

7. Valide si 32

8. Message si erreur

9. Clés primaires (index primaires) 33

10. Index secondaires

11. Choix des champs à indexer

12. Saisie dans une table 34

13. Modification, suppression d’enregistrements 35

14. Relation

A. Relation de un à un enregistrement 37

B. Relation de un à plusieurs enregistrements

C. Relation de plusieurs à plusieurs enregistrement

D. Intégrité référentielle

15. Importation - Exportation de données 38

B. Modification de la structure d’une table 41

Ajout, Modification, Suppression

C. Consultation des enregistrements d’une table 42

V. Requêtes 43

A. Qu’est ce qu’une requête ?

B. Utilité des requêtes

C. Création et enregistrement d’une requête 44

D. Affichage de la feuille de feuille de données d’une requête 47

E. Exclusion de certains champs de la feuille de réponse 49

F. Les critères d’interrogation

1. Sélection d’une fourchette d’enregistrements 50

2. Utilisation des caractères génériques

3. Sélection des enregistrements par différence

4. Combinaison de plusieurs critères

5. Sélection des enregistrements contenant une valeur

6. Sélection des valeurs uniques 51

7. Création d’un champ calculé

VI. Création de requêtes multi-tables 52

A. Liaisons

1. Liaison des tables

2. Jointures externes 53

3. Jointures réflexives

B. Utilisation d’une requête 54

C. Requête action 54

1. Analyse croisée 57

2. Création de table 58

3. Mise à jour 60

4. Ajout 61

5. Suppression 62

D. Requêtes paramétrées 63

VII. Formulaire 64

A. Les termes clés

B. Création 65

C. Modification, personnalisation d’un formulaire 73

D. Formulaire multi-tables créé à partir d’une requête 75

E Les Boutons (pour enchaînements automatique) 76

VIII. Etats 77

A. Création 81

B. Impression

JEUX D’ESSAIS :

.

Problèmes et principes de conception

1. Exemples de la BASE COMPTOIR (Les tables les relations)

2. La base FILM (Création tables requétes formulaire)

4. La base SUIVI_VENTES

Avant de commencer à utiliser Microsoft Access pour la création des tables, formulaires et autres objets qui composeront votre base de données, il est important de s'attarder sur sa structure. Une base de données bien conçue est l'élément essentiel dans la création d'une base de données qui répond de manière efficace et précise à vos besoins.

Pour plus d'informations sur les bases de données et leur fonctionnement, cliquez sur N .

Voici les étapes de base pour créer une base de données :

1 Déterminez l'objectif de votre base de données.

2 Déterminez les tables dont vous avez besoin dans la base de données.

3 Déterminez les champs dont vous avez besoin dans les tables.

4 Identifiez les champs comportant des valeurs uniques.

5 Déterminez les relations entre les tables.

6 Affinez votre structure.

7 Ajoutez les données et créez d'autres objets de base de données.

8 Utilisez des outils d'analyse Microsoft Access.

La première étape dans la conception d'une base de données consiste à déterminer l'objectif de la base de données et l'utilisation qui va en être faite. Vous devez réfléchir aux informations que vous souhaitez obtenir de la base de données. À partir de là, vous pouvez déterminer les sujets sur lesquels vous voulez stocker des faits (les tables) et les faits que vous voulez stocker à propos de chaque sujet (les champs des tables).

Discutez avec les personnes qui utiliseront la base de données. Réfléchissez ensemble aux questions auxquelles la base de données doit apporter une réponse. Esquissez les états que vous souhaitez réaliser. Réunissez les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos données. Examinez des bases de données bien conçues et semblables à la vôtre.

Déterminer les tables dont vous avez besoin peut être l'étape la plus compliquée lorsque vous créez une base de données. Cela est dû au fait que les résultats que vous souhaitez obtenir de votre base de données (les états que vous voulez imprimer, les formulaires que vous voulez utiliser, les questions auxquelles une réponse doit être apportée) ne fournissent pas nécessairement des indices sur la structure des tables qui les produisent.

Vous n'êtes pas obligé de concevoir vos tables à l'aide de Microsoft Access. En fait, il peut être préférable de tracer une esquisse de la structure de vos tables sur papier d'abord, pour les y retravailler ensuite. Lorsque vous créez vos tables, morcelez les informations en gardant à l'esprit les principes de base suivants:

· Une table ne doit pas contenir d'informations en double et les informations ne doivent pas être dupliquées entre les tables.

Lorsque chaque élément d'information est stocké dans une seule table, vous le mettez à jour à un seul endroit. Cette méthode est plus efficace et élimine le risque d'entrées en double contenant des informations différentes. Par exemple, vous pouvez stocker chaque adresse et numéro de téléphone des clients une seule fois et dans une seule table.

· Chaque table doit contenir des informations relatives à un seul sujet.

Lorsque chaque table contient des faits relatifs à un seul sujet, vous pouvez conserver des informations relatives à chaque sujet indépendamment des autres sujets. Par exemple, vous pouvez stocker les adresses des clients dans une table différente de celle des commandes des clients, de manière à pouvoir supprimer une commande et conserver malgré tout les informations relatives à un client.

Pour plus d'informations sur les tables, cliquez sur . N

Pour plus d'informations sur l'optimisation des performances générales des tables, cliquez sur N .

Chaque table comporte des informations relatives à un même sujet, et chaque champ d'une table contient des faits individuels relatifs au sujet de la table. Par exemple, une table Client pourra inclure les champs Société, Adresse, Ville, Pays et Numéro de téléphone. En esquissant les champs de chaque table, gardez les conseils suivants à l'esprit:

· Établissez une relation directe entre chaque champ et le sujet de la table.

· N'incluez pas des données dérivées ou calculées (des données qui sont le résultat d'une expression).

· Incluez toutes les informations dont vous avez besoin.

· Stockez les informations de la manière la plus logique possible (par exemple, créez les champs Nom et Prénom, plutôt que seulement Nom).

Pour permettre à Microsoft Access de relier les informations stockées dans des tables séparées (par exemple, pour relier un client à toutes ses commandes), chaque table de votre base de données doit inclure un champ ou un ensemble de champs qui identifient de manière unique chaque enregistrement individuel dans la table. Un tel champ ou ensemble de champs s'appelle une clé primaire.

Pour plus d'informations sur les clés primaires et pour obtenir de l'aide pour déterminer les types de clés primaires à utiliser pour vos tables, cliquez sur N .

À présent que vous avez divisé vos informations sous forme de tables et que vous avez identifié les champs clé primaire, il vous faut indiquer à Microsoft Access la façon de réunir les informations connexes de manière significative. Pour cela, vous devez définir des relations entre les tables.

Vous trouverez sans doute utile d'examiner les relations dans une base de données existante qui a été conçue avec soin. Pour afficher les relations dans la base de données exemple Les comptoirs, ouvrez Comptoir.mdb et cliquez sur Relations dans le menu Outils. Pour plus d'informations sur les types de relations et pour obtenir de l'aide afin de déterminer les relations dans votre base de données, cliquez sur . Pour plus d'informations sur l'ouverture de la base de données Les comptoirs, cliquez sur N .

Après avoir créé les tables, les champs et les relations nécessaires, vous devez à présent étudier la structure et détecter tout défaut qu'elle pourrait présenter. Il est plus facile de modifier la structure de votre base de données maintenant plutôt qu'après avoir introduit vos données dans les tables.

À l'aide de Microsoft Access, créez vos tables, spécifiez les relations entre elles et tapez quelques enregistrements de données dans chaque table. Vérifiez si vous pouvez utiliser la base de données pour obtenir les réponses souhaitées. Créez des formulaires et des états brouillons et vérifiez s'ils affichent les données souhaitées. Recherchez les données redondantes inutiles et éliminez-les.

Lorsque vous êtes satisfait et que la structure des tables répond aux objectifs énoncés ici, il est alors temps de passer à l'étape suivante et d'ajouter toutes vos données existantes dans les tables. Vous pouvez ensuite créer tou(te)s les requêtes, formulaires

, états, macros et modules que vous voulez.

Microsoft Access comporte deux outils qui vous permettent d'affiner la structure de votre base de données. L'Assistant Analyseur de table analyse la structure d'une table à la fois, propose de nouvelles structures et relations pour les tables et restructure une table en de nouvelles tables connexes si cela est nécessaire. Pour plus d'informations sur l'exécution de l'Assistant Analyseur de table, cliquez sur N .

L'Analyseur de performance analyse votre table entière et formule des recommandations et des suggestions pour vous permettre de l'améliorer. L'Assistant peut également appliquer ces recommandations et suggestions. Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'Analyseur de performance, cliquez sur N .

Pour obtenir des idées supplémentaires sur la création d'une base de données, vous souhaiterez peut-être vous inspirer de la base de données exemple Les comptoirs et des modèles de base de données pour une ou plusieurs des bases de données que vous pouvez créer avec l'Assistant Création d'applications. Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'Assistant Création d'applications, cliquez sur N .

Avant de vous lancer dans la création d’une base, que vous la développiez avec Microsoft Access ou non, vous devez commencer par vous interroger.

• Que voulez-vous faire comme traitements sur votre BASE ?
• Quel est votre objectif ?

Si vous développez une base qui sera utilisé par plusieurs personnes, vous devez faire auprès d’eux une enquête pour connaître leur besoin. Si vous omettez cette phase, vous risquez fort de décevoir les futurs utilisateurs et, dans ce cas, votre base sera certainement sous utilisée car ne correspondant pas à leur besoin.

Pour créer une base de données, après avoir démarré MICROSOFT ACCESS, vous devez aller dans le menu FICHIER et demander NOUVELLE BASE DE DONNEES

ACCESS vous demande alors de donner un nom à votre nouvelle base dans le répertoire de votre choix à l’intérieur duquel sera stocker votre nouvelle BASE.

Une BASE de données ACCESS contient des objets dont voici l’énumération :

• des tables
• des requêtes
• des formulaires
• des états
• des macros
• des modules

(Chacun de ces objets sera vu en détail). Les OBJETS de Microsoft ACCESS

OBJETS ACCESS

Une table est constituée d’une structure et de données

La structure d’une table est l’ensemble :

• nom de champ
• type de données contenues dans chaque champ
• les propriétés.

Les données sont les enregistrements.

Pour créer une TABLE, faites un clic sur l’objet TABLE de la fenêtre BASE DE DONNEES puis cliquez le bouton nouveau de cette même fenêtre.

Comme pour un certain nombre d’objets, ACCESS vous propose une nouvelle fenêtre avec un choix de différentes actions

Vous obtenez alors la fenêtre TABLE en mode création :

Lorsque vous créez une table, vous spécifiez les champs qu’elle contiendra dans la partie supérieur de la fenêtre TABLE, et les propriétés des champs dans la partie inférieure de cette fenêtre.

Certains boutons de la barre d’outils servent de raccourcis aux commandes de création d’une TABLE. Il est ainsi possible de commuter entre l’affichage de la structure se la table et l’affichage de ses données en cliquant sur les boutons :

• 1. Le mode création
• 2. Le mode feuille de données

1. LE MODE CREATION

2. LE MODE FEUILLE DE DONNEES

C’est ce qui vous permet d’indiquer la nature des informations à saisir. Par défaut, ACCESS assigne le type TEXTE à tout nouveau champ.

Exemple : dans votre table vous avez le champ DATE MAJ, vous allez taper ce nom dans la zone Nom du CHAMP de la fenêtre de création d’une TABLE, cliquez ensuite dans la zone type de données (ou faites tabulation, pour passer à la colonne suivante), en face du nom que vous venez de taper, vous voyez apparaître

en cliquant sur la petite flèche vers le bas vous ouvrez un menu déroulant qui vous permet de sélectionner le type de données. Pour choisir un type, cliquez sur son nom du champ , ici pour le champ code_ami, cliquez sur

Les différents types de champs.

Vous pouvez mettre une description du CHAMP, cette description apparaîtra dans la barre d’état quand le point d’insertion sera positionné dans la zone pour saisir le CHAMP, aussi bien en saisie directe dans une table, dans une requête ou dans un formulaire.

Suivant le type de champ choisi vous aurez accès à plus ou moins de propriétés. Vous pouvez ici donner la taille du CHAMP, si vous savez que la taille maximum des données du CHAMP NOM de la table SOCIETE est de 35 caractères, par exemple, mettez 35.

Si votre champ est de type numérique, vous ne choisirez pas une logueur exacte mais choisirez un paramètre qui vous permettra de mette la fourchette à l’intérieur de laquelle entreront les valeurs du CHAMP.

Vous pouvez définir un format. Vous voulez que votre nom apparaisse en majuscule, qu’il soit saisi en majuscule ou en minuscule, tapez > dans la zone Format

En implicite ACCESS vérifie toujours que les données saisies correspondent au type de données du champ, par exemple, si le type du champ est numérique ACCESS ne vous laissera pas saisir du texte.

Vous pouvez aussi prévoir ici des contrôles pour la saisie des données. Exemple : vous avez INSEE, tous les codes des personnels commencent soit par 1, soit par 2, vous pouvez empêcher la saisie d’autre chose qu’un 1 ou un 2 en premier chiffre du code, pour ceci, dans la zone Valide si vous allez mettre :

COMME " 1* " ou COMME " 2 ".

Exemple de règles de validation.

Vous pouvez mettre des message en cas d’erreurs de saisie, par exemple, vous avez dit précédemment que les codes devaient commencer par 1 ou 2, si vous ne mettez pas de Message si erreur, ACCESS n’acceptera pas de valeur autre que 1 ou 2 en début de code et enverra un message disant que votre saisie n’obéit pas aux règles de validation, si vous voulez aider la personne qui effectuera la saisie, vous pouvez mettre un message dans la zone message dans la zone message si erreur du type, les codes INSEE doivent commencer par le chiffre 1 ou 2.

Vous pouvez éventuellement indexer ou non les champs.

Une clé primaire est un champ dont la valeur rend unique chaque enregistrement.

Vous pouvez aussi choisir plusieurs champs qui pris ensemble formeront la clé primaire.

Il est fortement conseillé de spécifier une clé primaire par table, pour les avantages suivants:

1 - Microsoft ACCESS crée automatiquement un index sur la clé primaire, ce qui accélère les requêtes les autre opérations.

2 - Lors des affichages d’enregistrements, Microsoft ACCESS les affiche en les triant sur la clé primaire.

3 - Lorsque vous ajoutez des enregistrements à votre table, Microsoft ACCESS interdit l’ajout d’enregistrements ayant la même clé primaire qu’un enregistrement existant. Grâce à l’utilisation d’une clé primaire, vous savez que chaque enregistrement existant. Grâce à l’utilisation d’une clé primaire, vous savez que chaque enregistrement est identifié de manière unique.

De plus, la spécification d’une clé primaire est obligatoire poue établir des relations entre deux tables.

Une clé primaire est un champ ou un ensemble de plusieurs champs qui permet d’identifier de façon certaine, sans ambiguïté un enregistrement.

Pour définir une clé primaire, positionnez-vous sur le nom du champ, puis allez dans le menu Edition , et sélectionnez la commande Définir comme clé primaire ou cliquez l’outil Clé primaire de la barre d’outils de la fenêtre Table.

Une Table ne peut avoir qu’une seule clé primaire. Pour changer de clé primaire, sélectionnez le nouveau champ à définir comme clé primaire et cliquez l’outil Clé primaire de la barre d’outils de la fenêtre Table. Pour supprimer une clé primaire sans en créer une nouvelle, sélectionnez la commande Affichage, propriétés de la Table, sélectionnez dans la fenêtre la commande Affichage, Propriétés de la Table, sélectionnez dans la fenêtre le nom du champ et supprimez-le.

Les index de table facilitent et accélèrent la recherche des valeurs fréquement cosultées ou triées. Quand vous indexez un champ, vous pouvez autoriser ou non les doublons, c’est-à-dire avoir ou non plusieurs fois la même valeur pour un champ.

Si vous créer un index unique, Microsoft ACCESS n’autorise pas la saisie d’une valeur dans ce champ si celle-ci existe déjà dans un autre enregistrement. Microsoft ACCESS applique automatiquement cette restriction aux clés primaires, mais vous pouvez également interdire les doublons dans d’autres champs.

La clé primaire d’une table est toujours indexée. Il vous revient ou non les autres champs.

D’une manière générale, les index accélèrent les recherches et les requêtes, mais augement la taille de la base et ralentissent le temps de réponse lorsqu’il y a modification de données, car le logiciel met à jour les index d’une table chaque fois qu’un enregistrement est ajouté ou modifié.

Pour indexer un champ, positionnez-vous dans ce champ et dans la zone propriété. Sélectionnez Indexé, avec ou sans doublons. Pour créer un index composé, vous devez passer par la commande Affichage, Propriété de la table, vous tapez les noms des différents champs entrant dans l’index en séparant les noms par des points virgules.

Le crayon qui apparaît lors de la saisie est un indicateur de saisie.

Ce symbole se somme le sélecteur de ligne

Marque de fin de Fichier.

Pour le retour en arrière d’une colonne pendant la saisie

L’ajout des champs à une table et la modification de sa structure s’effectuent en mode Création. Par contre, l’ajout, la modification et la visualisation des données de la table se font en mode Feuille de données.

Pour ajouter des enregistrements à une table, cliquez sur le bouton " Feuille de données " dans la barre d’outils. Microsoft ACCESS affiche la feuille de données de la table, présentant les enregistrements de la table sous forme tabulaire.

** UTILE : L’appui simultané sur les touches CTRL et +

recopie dans le champ en cours le contenu du même champ de l’enregistrement précédent.

Pour passer d’un champ à l’autre, utilisez la touche tabulation ou cliquez avec la souris dans le champ voulu.

Déplacement dans une table:

Les déplacements peuvent s’effectuer à l’aide du clavier ou de la souris.

Utilisez les ascenseurs ainsi que les triangles en bas à gauche de la fenêtre

Premier précédent

Suivant dernier en création après le dernier enregistrement

Vous pouvez aussi utiliser la commande Enregistrement, Atteindre

Ces opérations se font en mode feuille de données

Pour modifier un enregistrement, la commande Enregistrements, Modification autorisée doit être active, donc pour consulter la table en étant sûr de ne pas modifier les données, il suffit de désactiver la commande Modification autorisée.

Pour modifier, positionnez-vous sur le champ à modifier et tapez la modification.

Pour supprimer un enregistrement, sélectionnez la ligne en cliquant à gauche de façon à ce que la ligne apparaisse en inverse vidéo. Vous pouvez ensuite soit tapez sur la touche Suppr, soit utiliser la commande Edition, Supprimer.

Pour supprimer en une seule opération plusieurs enregistrements contigus, vous cliquez de façon à sélectionner le premier à retirer, appuyer sur la touche majuscule et cliquez sur le dernier à supprimer et tapez sur la touche Suppr.

Une fois que vous avez réparti les informations dans les différentes tables, vous devez indiquez au logiciel comment les relier, les présenter de manière cohérente. Le formulaire, ci dessous, comprend des informations, provenant de plusieurs tables

Microsoft ACCESS est un Système de Gestion de Base de Données Relationnelles. Cela signifie que vous pouvez créer des liens entre les différentes tables.

Le logiciel utilise ces liens pour retrouver les données stockées dans diverses tables.

Pour rétablir une relation entre deux tables par exemple: une table A et une table B il faut ajouter la clé de la table origine à la table destination, de façon à ce qu’elle apparaisse dans les deux tables.

Pour définir correctement la relation (savoir quel champ ou groupe de champs utiliser comme clé), il faut d’abord déterminer son type. Il en existe trois:

1 - relation de UN à PLUSIEURS enregistrements

2 - relation de PLUSIEURS à PLUSIEURS enregistrements

3 - relation de UN à UN enregistrement. (pas ou peu utilisé)

Vous pouvez manipuler simultanément les données de plusieurs tables puisque Microsoft ACCESS est une base de données relationnelles. Si des tables d’une base contiennent des données connexes, celle-ci peuvent être reliées dans les requêtes.

Pour que Microsoft ACCESS relie automatiquement les données de deux tables dans tous les cas possibles, vous devez créer une relation par défaut entre elles.

Pour relier deux tables dans la boite de dialogue Edition, Relations, vous sélectionner le ou les champs clé primaire dans la table source et vous faites glisser jusqu’au champ correspondant dans la table destination.

PLUSIEUR UN

Il est recommandé de définir les relations par défaut des tables avant de créer les requêtes, formulaires et états basés sur celles-ci.

Si vous choisissez ce bouton, ceci signifie qu’un enregistrement de la table source ne peut être lié qu’à un seul enregistrement de la table destination. les informations sont uniques de chaque côté de la relation. Dans ce cas, le champ relié doit correspondre aux clés primaires dans chacune des deux tables.

La plupart des relations sont du type " UN à PLUSIEURS " , c’est le cas de la relation des tables SITE - SERVICE définie ci-dessus, un SITE peut héberger plusieurs services donc on retrouvera plusieurs enregistrements SERVICE qui auront dans le champ site la même valeur.

Donc, dans une relation " UN à PLUSIEURS ", chaque enregistrement de la table source peut être relié à plusieurs enregistrements dans la table destinations.

Exemple : vous voulez créer une base qui contiendra une table des données des industriels et une table de leurs activités (verre, plastique, bois,........) Un industriel peut avoir plusieurs domaines d’activité et une activité peut être exercée par plusieurs industriels. Vous avez donc une relation de " de PLUSIEURS enregistrements vers PLUSIEURS enregistrements ".

Dans la fenêtre de relation, vous pouvez cocher l’option Appliquer l’intégrité référentielle. Dans ce cas, Microsoft ACCESS vérifie la cohérence dans la système d’information.

Exemple.

- L’ajout d’un code vendeur rCodevdr dans la table RELEVES (coté plusieurs de la relation) n’est possible que si vdrCode auquel on veut l’affecter existe dans la table VENDEURS (coté UN de la relation).

- La suppression d’un enregistrement dans la table VENDEURS (côté Un de la relation) ne sera pas possible s’il existe un enregistrement dans la table RELEVES (côté plusieurs de la relation) qui comporte son numéro dans le champ de la table VENDEURS

Importer des données consiste à transformer en tables de Microsoft ACCESS des fichiers créés par d’autres applications voire d’autres types de fichiers ou encore de tableurs (dBase, Paradox, Excel ......).

Pour importer des données provenant d’ Excel, la base dans laquelle vous voulez importer des données doit être ouverte, et vous devez être au niveau de la fenêtre Microsoft Access dans Fichier, Microsoft ACCESS vous demande alors à partir de quelle application vous voulez importer des données.

Sélectionnez Microsoft Excel par exemple, vous obtenez alors la fenêtre classique d’ouverture d’un document. Sélectionnez votre document et cliquez le bouton importer.

Microsoft ACCESS demande alors ce que vous voulez faire, créer une nouvelle table ou ajouter les enregistrements à une table existante.

Vous voulez créer une nouvelle table, vous n’avez alors qu’a préciser si la première ligne de votre tableau contient les noms de champs, sinon, Microsoft ACCESS donnera pour chacune des colonnes un numéro d’ordre comme nom de champ.

Vous voulez ajouter les enregistrements de la feuille Excel à une table qui existe déjà vous devez sélectionner la table qui existe déjà vous devez sélectionner la table dans laquelle vous voulez ajouter des données.

Si Microsoft ACCESS détecte des erreurs lors de l’importation, il crée une table dans laquelle les erreurs sont notées (par exemple : tentative d’écriture d’une clé primaire en double).

Vous pouvez préciser la plage de cellules que vous désirez importer.

Si vous importez dans une table déjà existante, l’ordre des colonnes dans Excel n’importe pas si la première ligne de votre tableau comporte les noms de champ. Microsoft ACCESS ignorera les colonnes dont le nom ne correspond pas à un champ défini dans la table.

Exporter des données consiste à créer un fichier utilisable par d’autres applications à partir d’une table ACCESS.

Pour exporter des données, allez dans le menu Fichier, commande Enregistrer sous/Exporter

Microsoft ACCESS demande vers quoi vous voulez exporter votre table.

Vous devez ensuite choisir dans la base de données la table que vous voulez EXPORTER.

Important choisir le type de fichier avant de faire EXPORTER

Vous obtenez alors une fenêtre similaire à celle de l’enregistrement d’un document classique.

Pour modifier la structure d’une table, vous devez l’ouvrir en modification, deux possibilités à partir de la fenêtre Base de données :

Sélectionnez la table voulue et cliquez le bouton Modifier.

Faites un double clic avec le bouton secondaire de la souris sur le nom de la table à modifier

Si votre table est ouverte en Mode Feuille de données, cliquez le bouton de passage en Mode Création.

Pour ajouter un champ, il suffit de taper son nom dans la zone Nom de champ de la premiére ligne vide. Vous lui donnez ensuite un type et ses propriétés. Pour insérer un champ, placer le curseur sur le champ devant lequel vous effectuez l’insertion et utilisez la commande Edition, Insérer ligne. Définir ensuite le champ sur cette nouvelle ligne.

Pour modifier le nom d’un champ, positionnez-vous sur le nom de champ à modifier et saisissez vos modifications.

Pour modifier le type d’un champ, positionnez-vous sur le champ et sélectionnez dans la liste déroulant le nouveau type à affecter au champ

Pour changer l’ordre des champs, sélectionner le champ que vous voulez déplacer, cliquer sur le symbole de sélecteur de ligne, maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacé le champ vers sa futur position

Pour supprimer un champ, positionnez-vous sur ce champ et utilisez la commande Edition, Supprimez ligne ou frappez sur la touche Suppr. Si votre table contient déjà des données, un message vous demandera de confirmer la destruction du champ.

Pour rechercher des valeurs spécifiques, vous pouvez cliquez sur l’outil de recherche de la barre d’outil de la fenêtre Table :

Vous obtenez la fenêtre suivante :

Vous tapez alors le libellé que vous recherchez

Une fois vos tables et relations établies, avant d’aller plus loin, faites quelques saisies d’enregistrements. Avez-vous toutes les données désirées ? Avez-vous la possibilité de créer tous les états et tous les formulaires dont vous aurez besoin ?

Pouvez-vous saisir les données dans le type que vous souhaitez ? Si ce n’est pas le cas, retournez dans chacune de vos tables pour faire les modifications nécessaires.

La véritable puissance d’une base de données est de vous permettre de visualiser les données de votre choix dans l’ordre que vous voulez. Les requêtes vous permettent de poser des questions sur le contenu des tables. Quels sont les noms des personnels dont le service se situe à Nantes ? ou quel est leur nombre ?

Le résultat d’une requête provient d’une ou de plusieurs tables. Une fois que Microsoft ACCESS a extrait les données qui répondent à la requête, vous les visualisez et les analysez.

Une requête peut service de base à un formulaire, un état, un graphique ou une autre requête.

Une requête interroge une ou plusieurs tables sur leur contenu. La manière de formuler indique les données à extraire.

Les requêtes Sélection (de recherche) sont les plus utilisées. Elles permettent de visualiser les données des tables, de les analyser et, si besoin de les modifier. Il est possible de visualiser des données d’une ou plusieurs tables.

Il existe 3 types de requêtes

Il existe quatre groupes de requêtes

Lorsque vous lancez une requête Sélection, Microsoft ACCESS l’exécute et affiche le jeu d’enregistrements demandés dans une feuille de réponses (résultat). Celle-ci ressemble à une table mais n’en est pas une (on l’appelle une VUE). C’est un jeu d’enregistrements dynamique qui contient les données d’une ou plusieurs tables.

Microsoft ACCESS offre également deux autres types de requêtes : Analyse croisée et Action. Une requête Analyse croisée présente les données dans un format de feuille de calcul. Une requête Action permet de modifier de nombreux enregistrements en une seule opération.

Pour créer une requête, vous devez sélectionner l’objet Requête de la fenêtre Base de données et cliquer le bouton Nouveau. Vous pouvez aussi cliquez le bouton Nouvelle Requête de la barre de d’outil. vous allez alors créer une requête, en implicite vous allez créer une requête sélection.

Quand vous voulez créer une requête, vous devez dire dans quelle table vous voulez aller prendre des données.

A partir de cette fenêtre, pour mettre une table, vous la sélectionnez dans la liste et cliquez le bouton AJOUTER. Vous pouvez aussi procéder par double-clic sur le nom de la table à Ajouter dans la requête. Une fois terminé les ajouts des tables, cliquez le bouton fermer

Vous avez oublié une table, utilisez la commande Requête, Ajouter une table. Si vous avez mis une table et que vous n’en avez pas besoin, sélectionnez la table dans la première partie de la fenêtre et frappez sur la touche Suppr.

Ne mettez jamais dans une requête une table dont vous n’avez pas besoin car celle-ci risque de vous gêner pour obtenir le résultat voulu.

(Affiche les propriétés de la requête)

Type de requête

Avec le bouton droit de la souris

Barre d’outil Requête : Les icônes principales (Affiche les propriétés de la requête)

Affiche la ligne opération

Mode Création

Mode feuille de données Exécute la requête

Une fois que vous avez ajouté les tables dans les requêtes, vous choisissez les champs qui en feront partie. C’est de ce choix que dépendent les données visualisé dans les feuilles réponses.

Pour sélectionnez un champ à mettre dans la requête, vous le sélectionnez dans la liste et l’amenez dans une cellule champ de la grille d’interrogation (ou vous faites un double-clic sur le nom du champ à insérer).

Pour ajouter plusieurs champs, maintenez la touche CRTL enfoncée, cliquez sur le champs et faites les glisser.

- Pour faire glisser dans la barre de titres de la liste de champs ?

- Faites glisser l’astérisque (*).

- Faites un double clic sur l’astérisque

Vous pouvez insérer des champs sans les afficher, dans ce cas-là, ces champs ne seront dans votre requête que pour effectuer des sélections. Par exemple, vous voulez une liste des ingénieurs de plus de 35 ans mais ne souhaitez pas voir paraître leur âge, vous allez sélectionner le champ " date de naissance " effectuer un calcul sur ce champ de façon à ne prendre que ceux qui répondent à votre question et retirer la croix de la boite à cocher Afficher située juste dessous;

Une fois ajouté à la requête, vous pouvez le sélectionner en cliquant sur leur bouton sélecteur (juste au-dessus de la ligne champ). Une fois sélectionné, vous pouvez supprimer le champ en frappant la touche Suppr, le déplacer en cliquant sur le bouton sélecteur et en ne le relâchant qu’une fois le curseur placé à la nouvelle positon voulue.

Lorsque vous lancez une requête, vous avez également besoin d’obtenir les dernières données en date stockées dans la table. Si par exemple, un utilisateur a ajouté dix titres à la table OUVRAGES, vous voulez que ces titres soient inclus dans le résultat de la requête de la table.

C’est la raison pour laquelle Microsoft ACCESS stocke la requête elle-même, et non pas son résultat. Lorsque vous refermez une requête, la feuille de réponse disparaît mais les données qui la composaient demeurent dans la table.

Vous remarquerez que toutes les propriétés des tables sont actives lorsque vous visualisez et/ou modifiez les données dans une feuille de réponse. (VUE)

Il est généralement plus facile d’interpréter les données qui figurent dans une feuille de réponse lorsque celles-ci sont triées.

Il est possible de trier les données de manière croissante ou décroissante en choisissant l’option souhaitée dans la case Tri.

Vous pouvez également préciser un ordre de tri sur plusieurs champs. Microsoft ACCESS commence le tri à partir du premier champ à gauche. Vous devez donc disposer les champs à trier de gauche à droite sur la grille d’interrogation.

0 : Il est impossible de procéder à un tri sur un champ de type Mémo ou Objet OLE

Exemple : tri sur la société par ordre alphabétique croissant.

Résultat de la requête

Pour délimiter la portée de la requête, c’est-à-dire les enregistrements qui figureront sur la feuille de réponse, définissez les critères de la requête. Supposons que vous ne souhaitiez consulter que les personnels d’un service donné. Vous définissez un critère limitant le résultat aux enregistrement qui affichent le code du service. Seuls ces derniers seront inclus dans la feuille de réponses.

Pour les champs de type Nombre : Entrez uniquement les chiffres avec, au besoin, le symbole décimal. N’entrez ni les symboles monétaires ni le séparateur des milliers.

Pour les champs de type Date/Heure : Entrez la date et l’heure dans le format de votre choix

Pour les champs Texte : Vous tapez tout simplement la valeur. Si elle se compose de plusieurs mots, placez-la entre guillemets (" ).

Pour les valeurs Oui/non : Pour trouver une valeur positive, entrez Oui, Vrai, Actif ou -1

Pour une valeur négative, Non, Faux, Inactif ou -0

La sélection d’un champ dans une requête n’implique pas forcément son affichage dans la feuille de réponses. Vous pouvez, par exemple, afficher les noms des personnels pour un service donné sans afficher le service dans la feuille de réponse.

Pour indiquer si un champ doit être affiché ou non dans la feuille de réponse, utilisez la case d’affichage de la ligne Afficher. Par défaut, cette case est cochée, et tous les champs sont donc inclus dans la feuille de réponse.

Les requêtes que nous avons vu jusque là sont des requêtes Sélection utilisées pour extraire les données de tables. Dans la plupart des cas, vous pouvez mettre à jour les données dans les tables en les modifiant directement dans cette feuille.

Vous utilisez les requêtes Sélection lorsque votre but est de poser des questions sur les données et d’analyser le résultat dans la feuille de réponse.

Microsoft ACCESS permet également la création de requêtes Action utilisées pour modifier simultanément de nombreux enregistrements.

Cette section fournit des exemples des types de critères les plus souvent utilisés dans des extractions:

¦ Une fourchette d’enregistrements telle que les nouveaux personnels entre le 1er mai 1995 et le 1er juin 1995.

¦ Une suite de caractères telles que les personnels dont le nom commence par " MO "

¦ Les enregistrements différents d’une valeur, tels que les personnels n’ayant pas fonction " INGENIEUR "

¦ Les enregistrements qui satisfont les critères Et ou Ou, tels que les personnels " INGENIEUR " et " INFORMATICIEN " qui appartient à tel ou tel SERVICE.

¦ Les enregistrements qui contiennent ou non des valeurs dans certains champs, tels que tous les documents qui contiennent un résumé.

¦ Les enregistrements spécifiques à un jour, un mois ou une année.

¦ Les enregistrements fondés sur le résultat d’un calcul, tels que le nombre de personnels dans un service.

Vous avez la possibilité de sélectionner les enregistrements qui satisfont une fourchette de valeurs telle que les nouveaux arrivant entre le 1er janvier et le 1er juin.

Pour identifier une fourchette dans une expression, vous vous servez de l’opérateur Entre............ ET et des opérateurs de comparaison ( > , < , <> , >= , <= )

Vous ne vous souvenez pas précisément du nom d’un salarié. Vous savez que ce nom commence par " GAR " mais vous n’êtes pas sure du reste. Le caractère générique " * " permet de retrouver tous les noms qui commencent par ces lettres.

Pour sélectionner les enregistrements par différence, vous utilisez l’opérateur Pas.

L’expression Pas ‘ T4 ‘ par exemple,

trouve tous les personnels dont le nom ne commence pas par la lettre ‘T’

Les exemples précédents comportent tous un critère par champ mais la grille d’interrogation permet d’en spécifier plusieurs par champ.

Pour spécifier plusieurs critères dans un champ, vous vous servez des opérateurs Et ou Ou

¦ Vous utilisez l’opérateur Ou lorsqu’un champ doit satisfaire un ou deux critères.

¦ Vous utilisez l’opérateur Et lorsque vous recherchez les enregistrements qui satisfont un critère et un autre

Il est possible de sélectionner des enregistrements selon qu’ils contiennent ou non des valeurs.

Vous vous servez de l’expression Est Pas Null pour rechercher les champs qui contiennent une valeur, et de Est Null pour chercher les champs qui n’en contiennent pas (champs vides)

Par défaut, une requête retourne tous les enregistrements qui satisfont les critères précisés.

La restriction du résultat d’une requête aux valeurs uniques facilite souvent la lecture de la feuille de réponse. En pratique, cela signifie que si une requête génère deux lignes de valeurs identiques, Microsoft ACCESS n’en affiche qu’une.

Pour limiter le résultat aux valeurs uniques, vous définissez une propriété de requête, soit en cliquant sur le bouton " Propriétés " " de la barre d’outils, soit en choisissant Affichage, Propriétés de la requête.

Microsoft ACCESS permet d’afficher les zones de saisie dans une fenêtre Zoom, pour ceci, positionnez le curseur dans la zone voulue et pressez les touches Shift et F2.

Lorsque vous ajoutez des champs dans une requête, vous n’êtes pas limité aux champs de la table ou de la requête source. Vous pouvez créer de nouveaux champs à partir des champs existants. Dans une requête comprenant les champs Prix Unitaire et Quantité, par exemple, vous pouvez crées un champ Montant total.

L’expression que vous entre sera : [Prix unitaire] * [Quantité]. Il s’agit dans ce cas d’un champ calculé.

Un champ calculé peut également combiner du texte dans deux champs. Par exemple, vous pouvez créer un champ nom complet qui combine les noms à partir des champs Nom et Prénom avec l’expression [Prénom]& " "&[Nom].

Par défaut, Microsoft ACCESS offre une désignation des champs calculés (Expr1, Expr2, ......, .......) Vous pouvez remplacer la désignation par le nom de votre choix.

Remarque : Le nom sert d’intitulé de colonne dans la feuille de données et de référence au champ dans les formulaires, les états et les autres requêtes. Si vous créer une expression assez longue, il est conseillé de la visualiser dans la boîte de dialogue Zoom, placez le point d’insertion dans la cellule contenant l’expression et appuyez sur MAJ + F2 pour ouvrir la boite de dialogue.

Vous pouvez augmenter la puissance et la souplesse des requêtes en ajoutant plus d’une table à une requête. Pour consulter la liste des personnels pour un service, vous devez accéder aux données des tables Personnel et Service.

Pour créer une requête qui utilise plus d’une table, ajoutez les tables que vous voulez et assurez-vous qu’elles sont jointes entre elles (pour indiquer au logiciel comment relier les informations entre tables).

Il est possible d’ajouter des tables à tout moment pendant la définition d’une requête, en sélectionnant la commande Requête, Ajouter une table.

Chaque fois que vous interrogez plusieurs tables, vous devez indiquez au logiciel comment lier (ou joindre) les informations qu’elles contiennent. Les jointures sont représentées par des lignes de jointure qui, dans la plupart des cas, indiquent à Microsoft ACCESS de sélectionner dans chaque table les enregistrements qui stockent les mêmes valeurs dans les champs joints. Il s’agit d’une équijointure.

Il y a deux manières de créer les jointures :

La première, recommandée, consiste à créer les jointures en même temps que les relations entre les tables à l’étape de la conception de la Base de Données. Ainsi fait, la requête affiche automatiquement les lignes de jointure des tables reliées au fur et à mesure que vous les ajoutez.

La mesure consiste à créer les jointures dans la fenêtre Requête, au moment où vous créer une requête. Ce type de jointure n’affecte que la requête en cours.

Sélectionnez un champ dans une table et faites-le glisser jusqu’au champ équivalent dans l’autre table.

Sélectionnez la ligne de jointure et appuyer sur la touche Suppr.

Avec les équijointures, le logiciel extrait tous les enregistrements d’une table qui ont des enregistrements équivalents dans une autre.

Une requête équijointure permet, par exemple, de limiter la sélection aux personnels qui sont responsable d’un chantier.

Le résultat d’une requête sur deux tables avec une jointure externe, inclut tous les enregistrements de la première table et uniquement les enregistrements de la seconde table pour lesquels les valeurs des champs des champs joints sont identiques. La feuille de réponse affiche un champ vide par enregistrement non concordant dans la seconde table.

Pour choisir le type de jointure approprié à une requête, cliquez deux fois sur la ligne de jointure ou cliquez sur la ligne de jointure et choisissez Affichage, Propriété de la jointure.

Les jointures réflexives permettent de lier des valeurs à l’intérieur d’une même table.

Dans la requête vous ajouter dans ce cas 2 fois la même table.

Exemple : Chaque personnel a un responsable hiérarchique qui se trouve aussi dans la table Personnel.

Pour exécuter une requête, si vous êtes en mode création:

¦ Cliquez sur le bouton Feuille de données.

¦ Cliquez sur le bouton Exécuter la requête.

¦ Lancer la commande Affichage/Feuille de données

Interrogation

Lorsque vous voulez visualiser des données dans un format compact de feuille de données, vous créez une requête Analyse croisée. Ce type de requête permet de présenter un grand nombre de données sommaires dans un format qui prêteaux comparaisons et aux analyses de tendance. Une requête Analyse croisée peut également servir de base à un graphique ou à un état.

Il est possible de contrôler la position des en-têtes de colonnes dans l’exécution d’une requête Analyse croisée. Par défaut, les en-têtes de colonnes sont triées en ordre alphabétique ou numérique

Une requête Création de table crée une nouvelle table en extrayant des enregistrements qui servent ensuite à créer une nouvelle table. Vous avez la possibilité de choisir les champs à inclure dans la table.

Vous faites au départ une requête sélection, vous avez bien les enregistrements voulus, vous repassez en mode modification, allez dans le menu Requête et activez la commande Création de table.

Vous devez dans un premier temps saisir tous les noms des champs ainsi que le type de données

Vous avez alors à donner le nom de votre nouvelle table. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle table soit dans la base de données en cours soit dans une autre base de données.

Une requête Création de table sert particulièrement pour :

- Créer des états qui affichent des données à un moment précis dans le temps

par exemple, pour créer des états trimestriels.

- Créer une copie de sauvegarde ou archiver les données d’une table.

- Créer une nouvelle table avant de l’exporter.

Les requêtes Mise à jour servent à modifier les données stockées dans les tables existantes. Par exemple, c’est avec ce type de requête que vous pouvez majorer la valeur d’un champ numérique de X pour cent.

Vous avez la possibilité de mettre à jour les données des tables dans un formulaire ou dans une feuille de données, mais avec une requête Mise à jour, vous pouvez modifier un grand nombre de données en une seule opération.

Exemple : Vous êtes en fin d’année, vous voulez changer la numérotation téléphonique en y insérant les 2 chiffres supplémentaires. Au procéder à l’augmentation des Prix unitaire de 10%.

Microsoft ACCESS envoie alors un message signalant le nombre de lignes qui seront mises à jour.

Une requête Ajout est une requête action qui sert à ajouter des enregistrements dans une table existante. La table destination peut aussi bien faire partie de la Base de Données en cours que d’une autre base Microsoft ACCESS.

Le nombre de champs dans les tables source et destination, ne doit pas forcément être le même. Si vous ajoutez des enregistrement provenant d’une table dont 9 champs seulement concordent avec ceux de la table destination, la requête Ajout place des données dans les champs correspondant et ignore les autres.

Exemple, vous voulez ajouter des enregistrements contenus dans une table à la table Personnel. Faites une requête sélection pour vérifier que vous ajoutez bien ce que vous voulez puis déclarez votre requête comme une requête Ajout.

Vous devez alors dire à Microsoft ACCESS quelle table doit être mise à jour.

Microsoft Access vous annonce combien de lignes seront ajoutées à la table Personnel.

Pour supprimer simultanément de nombreux enregistrements satisfaisant aux mêmes conditions, il est plus facile de créer une requête Suppression que de supprimer chaque enregistrement séparément.

Les requêtes Suppression portent sur les enregistrements dans leur totalité. Avec ce type de requête, vous pouvez demander la suppression sélective de certains champs.

Dans la plupart des cas, vous supprimez des enregistrements dans une seule table à la fois.

Exemple : vous voulez retirer de votre bibliothèque tous les documents antérieurs à 1980. Vous faites d’abord une requête pour les sélectionner, vous l’exécutez et vérifiez que les enregistrements qui seront supprimés sont bien ceux désirés puis vous déclarez votre requête comme une requête Suppression

Microsoft ACCESS vous dit alors combien de lignes seront supprimées.

Si vous lancer souvent la même requête en changeant seulement les critères ,vous gagnerez du temps en créant une requête paramétrée. Avec ce type de requête, vous n'avez pas besoin d'ouvrir la fenêtre Requête ni de modifier la grille d'interrogation. Le logiciel se charge de ces opérations et sollicite seulement de votre part les critères de l'interrogation.

Les requêtes paramétrées peuvent être utilisées pour la préparation de formulaires ou d'états. Vous pouvez, par exemple, créer un états mensuels. A l'impression de l'état, Microsoft ACCESS affiche une boîte de dialogue dans laquelle vous entrez le mois qui vous intéresse.

Si vous créez une requête paramétrée sollicitant plusieurs critères, Microsoft ACCESS affiche une boîte de dialogue par critère.

Exemple, vous recherchez souvent le personnel qui a été embauché entre telle et telle date. Vous avez alors intérêt à créer une requete Sélection dont le critère sera :

Tout comme un formulaire papier que vous remplissez à la main, un formulaire Microsoft ACCESS identifie les données que vous souhaitez recueillir. Toutefois, un formulaire Microsoft ACCESS permet également de saisir les données dans une Base de Données, de les examiner et de les imprimer.

Microsoft ACCESS offre deux méthodes de saisie des données dans une base de Données, en utilisant une feuille de données de table (de requête) ou un formulaire.

Un formulaire permet de saisir simplement et efficacement les données. Cette méthode économise du temps et évite certaines fautes de frappe. Il est possible, à partir d'un formulaire de choisir une valeur dans une liste plutôt que de saisir sa valeur dans un champ. Un formulaire vous permet aussi de rendre une saisie de masse plus agréable, de personnaliser l'écran en disposant, par exemple, un logo. Il peut être utilisé comme masque de saisie.

Les formulaires permettent principalement de :

Saisir, visualiser et imprimer des données.

Calculer des totaux.

Incorporer des graphiques ou des sous-formulaires.

Présenter des données de façon attrayante, avec des polices spéciales, des couleurs et des effets d'ombre.

Un formulaire peut être crée à partir d'une table ou d'une requête.

Un formulaire est composé de 2 types d’informations les contrôles et les étiquettes sur lesquelles sont définies des propriétés.

Certains contrôles sont associés aux champs de la table ou de la requête source pour permettre la saisie des données dans les champs, ou l'affichage des données qu'ils contiennent

Il sera nécessaire de définir le mode de fonctionnement du formulaire par affichage de ses propriétés. Un formulaire peut être de type consultation, ajout, modification.

Pour vous aider à la création de formulaires, Microsoft ACCESS propose des Assistants. Un assistant pose un certain nombre de questions sur l'architecture de votre formulaire, puis crée en se fondant sur vos réponses.

Un formulaire est constitué de plusieurs zones spécialisées :

MISE EN ŒUVRE.

Création d'un formulaire permettant l'ajout et la modification d'enregistrement de la table Fonction.

Ajoute le champ sélectionné

Ajout tous les champs

Supprime le champ sélectionné

Supprime tous les champs

( Boutons permettant d'inclure ou d'exclure les champs, vous pouvez aussi faire des doubles clic sur les noms de champs).

Pour effectuer une action sur un contrôle, il faut le sélectionner en cliquant dessus avec la souris.

Des poignées noires apparaissent. Pour que la fenêtre des propriétés apparaissent faire un double clique sur le contrôle ou l’étiquette

Ici le contrôle Société a été sélectionné

Ici avec la boite à outil on ajoute dans en-tête de formulaire une étiquette et un contrôle au sens Microsoft ACCESS (texte8 et indépendant ) en fait je veux ajouter UN TITRE

La barre de menu n’est accessible que si vous avez sélectionné un contrôle ou une étiquette

Feuille de données Palette Création Propriétés Taille Style Position Aide

Un formulaire colonne simple affiche les valeurs des enregistrements sur une seule colonne avec une valeur par ligne.

Une formulaire tabulaire affiche les enregistrements sous forme de tableau (composé de lignes et de colonnes). Ce type de formulaire permet d'afficher simultanément plusieurs enregistrements.

Un formulaire graphique représente graphiquement les données d'une table ou d'une requête.

Un formulaire avec sous-formulaire présente une relation " un-à-plusieurs " entre les données du formulaire principal et celles du sous-formulaire. Les données du formulaire principal, çoté " un " de la relation, sont affichés dans une seule colonne, tandis que les données du sous-formulaire, coté " plusieurs " de la relation sont affichés sous la forme de feuille de données.

Si votre formulaire est basé sur une requête, vous devez mettre dans votre requête les champs qui entrent dans la relation. Dans les propriétés du sous -formulaire, vous en avez deux : champ père et champ fils.

En principe Microsoft ACCESS vous enverra un message indiquant qu'il y n'a pas pu créer de liaison entre le formulaire principal et le sous formulaire

Dans ce cas-là, chaque enregistrement du formulaire principal, Microsoft ACCESS affichera dans le sous-formulaire la totalité des enregistrements. Vous devez pour pouvoir utiliser correctement le formulaire et le sous-formulaire effectuer la saisie.

Dans le champ père, vous allez mettre le nom du champ de liaison côté " un " de la relation (si le formulaire pricipal est issu d'une requête, cette requête doit contenir ce champ).

Dans la propriété Champs fils, vous allez mettre le nom du champ de liaison côté " n " de la relation (si le sous-formulaire est issu d'une requête, cette requête doit contenir ce champ).

Si vous utilisez pour l'ensemble formulaire, sous-formulaire trois tables dont une sert à faire le croisement avec les deux autres (qui sinon auraient une relation de type " n,n ", vous devez pour pouvoir saisir de nouveaux enregistrements dans la table de croisement mettre dans la requête dont est issu le sous-formulaire les champs de la table de croisement qui font liaison avec les autres tables.

Si, dans votre requête, vous mettez les champs des tables côté " un " de chacune des relations, vous ne pourrez que visionner les données mais pas créer de nouveaux enregistrements dans la table de croisement.

La sélection d'un contrôle précède toute modification, qu'il s'agisse de le redimensionner, de le déplacer ou de l'aligner.

Pour sélectionner des contrôles adjacents, cliquez en dehors du contrôle le plus éloigné du groupe et faites glisser le pointeur à travers ou autour de tous les contrôles.

Si vous voulez aligner plusieurs contrôles, vous devez les sélectionner (attention, l'étiquette a l'ensemble des poignées, c'est elle qui est sélectionnée, sinon c'est le contrôle lui-même).

Dans le menu DISPOSITION, vous avez la commande ALIGNER.

Pour des éléments à placer sur une même colonne, si vous choisissez à gauche, Microsoft ACCESS va aligner l'ensemble de la sélection sur le bord gauche de l'élément le plus à gauche sélectionné.

Si vous choisissez à droite, Microsoft ACCESS va aligner l'ensemble de la sélection sur le bord droit de l'élément le plus à droite sélectionné.

Pour des éléments à placer sur une même ligne, si vous choisissez en HAUT, Microsoft ACCES va aligner l'ensemble de la sélection sur la bordure haute de l'élément le plus HAUT sélectionné.

Pour des éléments à placer sur une même ligne, si vous choisissez en BAS, Microsoft ACCES va aligner l'ensemble de la sélection sur la bordure haute de l'élément le plus BAS sélectionné.

Les contrôles ont des propriétés qui déterminent leur structure et leur apparence ainsi que les caractéristiques des valeurs qu'ils contiennent.

Pour afficher la feuille de propriétés d'un contrôle, sélectionnez le contrôle et choisissez AFFICHAGE, PROPRIETES ou encore faire un double clique

Les propriétés par défaut déterminent l'apparence et les caractéristiques générales d'un contrôle telles que sa taille par défaut, la police utilisée et la présence ou non d'une étiquette attachée. Vous pouvez modifier la valeur par défaut d'un type de contrôle au moment de la création ou de la modification d'un formulaire.

Pour modifier l'aspect d'un formulaire graphique, faites un double-clic sur ce graphique, vous avez alors le démarrage de MICROSOFT Grap.

Exemples de format de données numériques et monétaires.

Elle permet d’associer un type de contrôle à un champ de la table, elle est surtout utilisée dans la création d’un formulaire sans assistant.

Elle n’est disponible qu’en mode création de formulaire

Vous voulez mettre dans le formulaire PERSONNEL un ensemble de 3 boutons options qui vous permettront de sélectionner la civilité. Vous créez un formulaire colonne simple puis demandez l’affichage de la boite à outils, vous prenez l’outil Grope d’options, dans la fenêtre propriété, vous pouvez donnez un nom à l’ensemble et surtout, vous allez dans la zone Source contrôle et vous indiquez qu’il s’agit du champ CIVILITE. Vous allez ensuite mettre trois casses d’options. La première que vous allez mettre prendra la première valeur Mme, La seconde Mlle et la troisième M. correspondant dans la table CIVILITE à Madame, Mademoiselle et Monsieur.

Vous pouvez aussi créer, en lieu et place de case d’options, des boites à cocher (ne correspond pas réellement à l’esprit Windows. Pour les cases options, une seule peut être active à un moment donné sur une plage, ce qui est le cas ici. En ce qui concerne les boites à cocher pour Windows, elles peuvent être activées en même temps.

Vous pouvez aussi remplacer les cases options par des boutons bascules.

Un formulaire multi-tables est un formulaire créé à partir d’une requête multi-tables, vous allez pouvoir présenter à l’écran des données provenant de tables différentes.

Un formulaire basé sur une requête offre une grande souplesse, vous pouvez trier, appliquer des filtres de limitation des données visualisées.

Les formulaires basés sur des requêtes sont efficaces pour :

• Limiter ou trier les données
• Filtrer des champs calculés
• Afficher les données de tables ayant des relations " un à plusieurs ".
• Mettre à jour automatiquement certaines valeurs dans le formulaire.

Si vous avez créé un formulaire, vous voulez à partir de ce formulaire créer un état. Ouvrez le formulaire en mode MODIFICATION. Allez dans le menu Fichier et lancez la commande Enregistrer comme un état. Microsoft ACCESS vous demandera le nom de l’état. Ce nom apparaîtra dans la fenêtre Base de données quand vous sélectionnez l’objet ETAT.

Un état regroupe des données dans un format et une mise en page que vous avez spécifiés. Un état sert donc à présenter les données sur le papier. Comme pour un formulaire, les informations sont issues d’une table ou d’une requête source.

Le mode de création d’un état est identique à celui d’un formulaire, vous pouvez utilisez l’assistant, ou le créer de toute pièce. En général, il est préférable d’utiliser l’assistant puis de modifier le résultat obtenu.

Trois types d’état sont proposés par l’assistant :

En mode création d’état, vous pouvez utilisez les boutons de la barre d’outils ainsi que la boite à outils pour modifier la présentation de l’état.

L’état est constitué d’un ensemble de sections.

Exemple de création avec l’assistant . Vous voulez créer un état qui représentera la liste du personnel avec un regroupement par service et par site. Vous devez avoir déjà créé une requête qui donnera la liste

Vous pouvez effectuer des regroupements et des tris par la commande Affichage/Trier regrouper.

Vous dispose vos champs en les faisant glisser de la fenêtre Liste des champs vers l’emplacement désiré sur l’état.

Vous pouvez rajouter des contrôles dans un état. Vous décidez de la source des données qu’il contient.

Un contrôle qui n’est pas associé à un champ d’une table ou d’une requête est un contrôle dépendant que vous utilisez pour afficher une valeur enregistrée dans la Base de données

Un contrôle qui dérive sa valeur d’un calcul est un contrôle calculé, dont vous définissez la source par une expression.

Pour déterminer la source d’un contrôle , utilisez la fenêtre Propriétés.

Vous devez sélectionnez le contrôle et donner l’incication de la source (d’où proviennent les données).

Résultat obtenu.

Microsoft ACCESS génère l’état en fonction de vos informations. Il sera souvent nécessaire de modifier cet état. A partir de la fenêtre Base de données, sélectionnez l’état et cliquez le bouton Modifier.

Création en mode manuel

Si vous souhaitez créer un état de toute pièce, vous n’aurez qu’un simple espace de travail.

Ce plan de travail convient parfaitement si vous voulez obtenir une liste sans regroupement.

Si vous voulez mettre un en-tête et un pied à votre état, allez dans le menu Disposition/En-tête/Pied d’état.

Pour effectuer la mise en page de votre état, vous devez cliquer le bouton Configuration de la fenêtre Aperçu avant impression.

Si vous utilisez l’état sous colonne simple, il peut être intéresant de mettreplusieurs colonnes dans une même page. Pour ceci, cliquez le bouton Autre >> de la fenêtre Configuration.

Pour lancer l’impression, cliquez le bouton Impression de la fenêtre.

A partir de cette fenêtre, vous pouvez effectuer la configuration précédente en cliquant le bouton Configuration.

La BASE ACCESS de démonstration COMPTOIR